O avanço da tecnologia da informação tem incentivado, cada vez mais, empresas de diversos segmentos atualizarem seus processos, ferramentas e procedimentos para otimizar tempo, reduzir custos e garantir a qualidade dos produtos e serviços prestados.
A expressão “fazer mais com menos” tem sido predominante dentro das organizações, o que implica em equipes enxutas, automação de processos, simplificação das tarefas para atingir bons resultados, implantação de ferramentas de apoio que auxiliam na tomada de decisão, entre outros fatores os quais são suportados pela tecnologia da informação.
Na área de saúde não é diferente. Com o uso de soluções tecnológicas e ferramentas de apoio avançadas, os hospitais têm alcançado resultados surpreendentes desde a otimização e padronização de processos até a redução de custos e aumento da produtividade.
Considerado um mercado extremamente competitivo, o segmento hospitalar está em constante ascensão e, por isso, tem investido em melhorias contínuas em seus fluxos de negócios e metodologias de gestão, alinhados aos objetivos estratégicos da organização, visando lucratividade e excelência no atendimento, haja vista que a cobrança pela eficiência e eficácia em suas iniciativas cresce gradualmente.
O gerenciamento de projetos é uma das mais importantes metodologias adotadas pelas organizações de saúde no Brasil nos últimos anos. Dado o dinamismo e importância da área hospitalar, diariamente surgem diferentes necessidades que dão origem a novos projetos. Muitas vezes, essas necessidades são solicitações exigidas pelos pacientes ou processos não informatizados que impactam diretamente na saúde do paciente e na área financeira da organização, como, por exemplo, o atendimento precário com filas de espera desorganizadas, o uso de papéis para preenchimento de anamneses e prontuários, insegurança dos dados do paciente, extravio de medicamentos e materiais hospitalares, falta de gerenciamento de leitos e blocos cirúrgicos, melhorias em processos já mapeados e informatizados, entre outros fluxos deste universo tão complexo.
Os projetos de saúde são considerados complexos devido aos inúmeros fluxos existentes na área. Essa complexidade exige conhecimento das regras de negócio por parte do gestor. Mas é possível gerenciar projetos sem conhecer do negócio? Tudo é possível. Cabe avaliar o risco, principalmente na área hospitalar, pois gerenciar projetos vai além do que controlar cronogramas e cobrar prazos às equipes. O fator primordial para obter sucesso nos projetos deste segmento é envolver um profissional detentor de conhecimentos teóricos e práticos, como técnicas, habilidades, boas práticas de gestão e vivência na rotina hospitalar, que conduza e gerencie as necessidades do setor de forma controlada e perspicaz.
Segundo o PMBOK (Guide to the Project management body of knowledge), Guia de Gerenciamento de Projetos, 6ª edição, este gerenciamento consiste na aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos requisitos solicitados. É importante seguir cada etapa por meio dos grupos de processos (Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento), conforme orienta o Guia.
O gerente de projetos deve apoiar todas as áreas envolvidas, mantendo a comunicação entre os stakeholders (pessoas-chave envolvidas nos processos). As atividades devem ser planejadas de forma estruturada e organizada para mitigar os riscos ao gerenciar e controlar o escopo e cronograma para atender aos requisitos solicitados no prazo estabelecido, dentro do custo orçado e com a qualidade esperada pela instituição. O profissional também é responsável por liderar a equipe para alcançar os objetivos do projeto.
O maior desafio da gestão de projetos na área de saúde é agregar valor ao negócio. Muitas vezes, a ideia fracassa por não estar alinhada aos objetivos estratégicos da organização. Para minimizar este risco é necessário levantar os requisitos de forma adequada, envolvendo todas as áreas que serão impactadas, uma vez que o usuário é “peça-chave” e, em alguns casos, não tem conhecimento suficiente ou não sabe especificar o que deseja. Dessa forma, é possível afirmar que o sucesso de um projeto está diretamente ligado a um escopo bem definido e validado, equipe engajada, cronograma bem gerenciado, riscos e custos controlados, critérios de qualidade aceitáveis, criação de um canal de comunicação compartilhado e integrado entre as equipes. Isso contribui e beneficia não apenas o paciente, mas a todos os profissionais envolvidos no sistema como um todo.
Fonte: Adaptado de Saúde Business Mar 2020
